Tip:
Highlight text to annotate it
X
Jak zaplanować budżet?
Budżetowanie jest jednym z najważniejszych zadań konferencji TEDx.
Oczywiście, nie chcecie stracić pieniędzy.
Generalnie, trzeba opłacić część personelu,
lokal, wyposażenie techniczne, catering i komunikacja z mediami.
Możesz uzyskiwać przychód z biletów oraz od sponsorów.
Przeznaczcie wiele czasu na planowanie,
często aktualizujcie budżet i proście innych organizatorów o pomoc.
Najpierw spójrzmy na koszty.
Dobry personel jest podstawą.
Im więcej stanowisk może pokryć wasz zespół, tym lepiej.
Dla innych zadań poszukaj wolontariuszy i przekonaj partnerów do pracy za darmo.
Prelegenci też nie dostają wynagrodzenia. To zasada TEDx.
Ale trzeba pokryć koszty dojazdu, zakwaterowanie i wyżywienie.
Na konferencję trzeba wynająć dobry lokal.
Jeśli to wasza pierwsza konferencja, zacznijcie od małej lub średniej sali.
Lepiej mieć pełne audytorium niż puste fotele.
W kalkulacjach uwzględniajcie koszty personelu, wynajmu sprzętu i transportu.
Uwaga: odległa lokalizacja pociąga za sobą większe wydatki na transport.
Czy potrzebujecie ubezpieczenia lub jakichś zezwoleń?
Pomyślcie też o kosztach sprzątania po wydarzeniu.
Spiszcie plan techniczny konferencji.
Będzie potrzebny system do prezentacji,
projektory, monitory, mikrofony, nagłośnienie, oświetlenie i laptopy.
Aby udokumentować konferencję, trzeba ustawić kamery.
Zaproście również fotografa.
Pamiętajcie, że koszty poprodukcyjne są często niedoszacowane.
Transmisja na żywo wymaga szybkiego i nieprzerwanego łącza.
Sprawdź, jaki sprzęt jest już dostępny w lokalu.
Czy trzeba wypożyczyć dodatkowe wyposażenie?
W przerwach warto zapewnić jedzenie i napoje.
Aby obliczyć koszty cateringu,
pomnóżcie liczbę oczekiwanych gości przez koszt na osobę.
Pomyślcie o ilości i jakości jedzenia,
odpowiednio do pory dnia i długości całej konferencji.
Zaoszczędzić można podając przekąski, zamiast pełnego bufetu.
Sponsorzy mogą pomóc zmniejszyć koszty cateringu.
Aby przyciągnąć gości, trzeba zaprojektować i wyprodukować pakiet komunikacyjny.
Zaproszenia papierowe lub wysyłane e-mailem,
materiał reklamowy, strona internetowa, identyfikatory i program.
Dodatkowo logo TEDx na scenę i ekrany.
Zawsze warto współpracować z profesjonalnym projektantem.
Rezultat będzie o wiele lepszy.
Obliczcie koszty produkcji, koszty pocztowe i ewentualnie koszty pozycjonowania reklam.
Głównym źródłem dochodów będzie przychód ze sprzedaży biletów.
Pomnóżcie liczbę potencjalnych uczestników, a nie miejsc, przez cenę biletów.
Cena powinna być w miarę niska, żeby przyciągnąć szeroką widownię.
Uwzględnijcie też darmowe wejściówki
dla prelegentów, zespołu, prasy oraz sponsorów.
W rezultacie koszty i przychód powinny być takie same.
Jeśli nie, sponsorzy mogą dodatkowo wesprzeć was finansowo.
Przed sfinalizowaniem budżetu
wymieńcie się pomysłami i doświadczeniem z innymi organizatorami.
Powodzenia w szacowaniu budżetu waszej konferencji!
[Produkcja: TEDxBerlin]
[Producent/lektor: Stephan Balzer]
[Ilustracje: Marvin Clifford]
[Dyrektor kreatywny: Marko Thorhauer]
[Dźwięk: Lars Damm]